Wie viel Kilometerpauschale und Verpflegungsgeld gibt es für Dienstreisen?

Montag früh um sechs, der Kaffee im Becherhalter, vor dir 280 Kilometer bis zum Kunden. Zwei Tage Workshop, ein Hotel mit Frühstücksbuffet. Am Freitag danach liegt das Reisekostenformular auf dem Tisch.

Kilometer: jeder zählt

Fährst du mit dem eigenen Auto zum Kunden, zur Messe oder in die Filiale, darf dir der Arbeitgeber 0,30 € je gefahrenem Kilometer steuerfrei erstatten. Für Motorrad, Roller und Moped sind es 0,20 €. Anders als bei der Pendlerpauschale zählt die ganze Strecke, hin und zurück. Bei 280 Kilometern pro Richtung sind das 168,00 €.

Zahlt die Firma mehr, ist der Rest steuerpflichtiger Lohn. Zahlt sie weniger oder nichts, setzt du die Differenz in der Steuererklärung als Werbungskosten ab. Statt der Pauschale kannst du auch die echten Kosten je Kilometer nachweisen, das lohnt sich nur bei teuren Autos mit Belegen fürs ganze Jahr.

Verpflegung nach Stunden

Verpflegungspauschalen im Inland, § 9 Abs. 4a EStG
Abwesenheit	Pauschale
mehr als 8 Stunden, ohne Übernachtung	14 €
An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise	14 €
voller Tag, 24 Stunden	28 €

Gezählt wird die Zeit außer Haus und außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte. Wer um sieben losfährt und um halb vier zurück ist, bleibt unter acht Stunden und bekommt nichts. Nach drei Monaten am selben Ort ist Schluss mit der Pauschale, dann beginnt die Frist erst nach vier Wochen Pause neu.

Stellt der Arbeitgeber Essen, wird gekürzt. Ein Frühstück kostet 20 Prozent der vollen Tagespauschale, also 5,60 €, Mittag- und Abendessen je 11,20 €. Das gilt auch, wenn das Frühstück in der Hotelrechnung auf die Firma läuft.

Übernachtung: Pauschale oder Rechnung

Ohne Beleg darf der Arbeitgeber je Nacht im Inland 20 € steuerfrei zahlen, etwa wenn du bei Freunden übernachtest. Legst du die Hotelrechnung vor, erstattet er die echten Kosten. In der eigenen Steuererklärung gibt es diese Pauschale nicht, dort zählt nur der Betrag auf der Rechnung, abzüglich Frühstück.

Für Reisen ins Ausland gelten eigene Pauschalen je Land, die das Bundesfinanzministerium jedes Jahr veröffentlicht.

Häufige Fragen

Wie hoch ist die Kilometerpauschale für Dienstreisen 2026?

Für Dienstreisen mit dem eigenen Auto gelten 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer, mit Motorrad oder Roller 0,20 Euro. Anders als bei der Entfernungspauschale für den Arbeitsweg zählt jeder Kilometer, hin und zurück.

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026?

Im Inland gibt es 14 Euro für Tage mit mehr als acht Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise. Für jeden vollen Tag mit 24 Stunden unterwegs sind es 28 Euro.

Wie viel wird für ein Frühstück im Hotel abgezogen?

Stellt der Arbeitgeber das Frühstück, wird die Verpflegungspauschale um 20 Prozent der 24-Stunden-Pauschale gekürzt, also um 5,60 Euro. Für ein gestelltes Mittag- oder Abendessen sind es jeweils 11,20 Euro.

Was kann ich absetzen, wenn der Arbeitgeber nichts erstattet?

Dann setzt du Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten als Werbungskosten in der Steuererklärung ab. Bei der Übernachtung zählt dort die Hotelrechnung ohne Frühstück, nicht die Pauschale. Erstattet der Arbeitgeber nur einen Teil, kannst du den Rest absetzen.